Location de bureaux pour les services gouvernementaux : le Procurement Policy Office serre les vis

Dans un effort pour combattre la corruption et pour éviter des gaspillages des fonds publics, le  Procurement Policy Office impose une série de critères pour tout organisme public voulant louer des espaces. 

Le gouvernement dépense des centaines de millions par an pour la location d’espaces et parfois en vain. C’est ainsi que le Bureau de l’audit, dans son rapport 2020/2021, a dénoncé le ministère des Finances qui a, de décembre 2017 à décembre 2019, soit en deux ans, dépensé Rs 2,9 millions en termes de loyer pour des bureaux inutilisés. Et ce n’est qu’un exemple.

C’est dans ce contexte que le Procurement Policy Office (PPO) a publié de nouveaux « guidelines » il y a quelques jours.

Ceux-ci devront être pris en compte par les ministères et les corps parapublics lorsqu’ils louent des espaces. 

« Quand un organe public a l’intention de louer des bureaux, il devra considérer louer dans des espaces appartenant au gouvernement à travers des négociations directs avec l’agence gouvernementale en question », indique le PPO.

Negociations directes

Ce n’est que lorsqu’il n’y a pas d’espaces locatives disponibles dans les espaces contrôlés par le gouvernement que l’organisme « pourra louer un espace dans un bâtiment occupé partiellement par une agence gouvernementale ou peut acquérir un bail existant d’un bâtiment occupé par une agence gouvernementale ». 

La procédure devra se faire à travers des négociations directes avec le propriétaire de l’immeuble. Ce qui prend en compte le prix du marché, les frais de déménagement et l’efficience opérationnelle de l’espace.

Le PPO exige aussi que la valeur de la location soit déterminée par le « Valuation Departement » qui opère sous la responsabilité du ministère des Finances.

Si le prix de la location n’est pas satisfaisant, le Chief Executive Officer de l’agence gouvernementale ne devra pas approuver le contrat, souligne le PPO. Une exception est cependant faite pour les cas d’extrême urgence.

Ces règles seront aussi valables pour les renouvellements de contrat. Un contrat sera renouvelé s’il n’y a pas de possibilité de louer un espace à de meilleures conditions. À l’exception des obligations contractuelles de renouvellement de contrat.

Une autre règle : le recours à des demandes de propositions. Si le montant de la location est de moins de Rs 500 000 par an, il va falloir demander des propositions et en avoir au moins cinq. Si la valeur du contrat est de plus de Rs 500 000 par an, il faudra aussi avoir recours à des « request for proposal » d’au moins cinq soumissionnaires. Ceux-ci devront cependant être sélectionnés à partir de la base de données du ministère responsable des Infrastructures publiques ou à travers un exercice d’appel d’offres dans des publications à grande circulation.

Le PPO précise que les préposés impliqués dans le processus de négociations doivent éviter les situations de conflit d’intérêts et doivent déclarer leurs intérêts. Aussi, en cas de pourparlers, un « negociating panel » avec au moins trois officiels devra être mis sur pied. Ceux-ci devront être des personnes qui ont une connaissance préalable en négociations.

De plus, « les délibérations du panel de négociations devront être enregistrées et être signées par toutes les parties impliquées ».

Le PPO souligne que le contrat doit aller aux soumissionnaires qui ont respecté tous les critères et qui ont soumis l’offre qui est « la plus avantageuse pour le gouvernement ». Tous les soumissionnaires devront être informés en même temps du résultat des négociations et un « debriefing » devra avoir lieu avec tout soumissionnaire qui le souhaite dans un délai de 30 jours.

Pour ce qui est des locations dépassant les Rs 5 millions par an, l’organe gouvernemental devra publier sur son site web le nom et l’adresse de l’espace loué, le nom et l’adresse du propriétaire, le montant de la location et la durée de cette location.

Système d’appel d’offres : ce qu’il faut attendre de la réforme

Le ministre des Finances, Renganaden Padayachy avait déclaré à l’Assemblée nationale que des experts de la Banque mondiale s’attèleraient à une évaluation du système d’appel d’offres à Maurice. Et les travaux préliminaires ont démarré en décembre 2020. 

Les ‘abnormally low bids’, le système ‘d’emergency procurement’ et comment s’assurer que les institutions gouvernementales obtiennent un meilleur rapport qualité prix ont été relevés. 

Il s’agit des grands axes de la réforme qui devrait avoir lieu dans le système d’appel d’offres du secteur public. Les travaux préliminaires ont démarré en décembre 2020 entre des représentants de la Banque mondiale et le Procurement Policy Office (PPO). 

Les différentes représentations qui ont eu lieu entre ces deux parties se sont jusqu’ici passées par visioconférence. Et les recommandations finales de la Banque mondiale devraient être finalisées d’ici fin 2021. 

Selon une source autorisée au ministère des Finances, la Banque mondiale examine des contrats signés à Maurice et dans plusieurs pays d’Afrique. C’est pour évaluer les failles et proposer un système qui pourra permettre aux institutions gouvernementales d’éviter de se retrouver en situation défavorable. 

« Bien souvent certains contrats ne comprennent aucune clause sur les mesures ou sanctions à appliquer lorsqu’un projet n’est pas livré à temps », fait remarquer une source.

L’épineux problème de L’Emergency Procurement

Il y a ensuite l’épineux problème de l’emergency procurement qui fait débat. Les contrats qui ont été accordés par la State Trading Corporation (STC) lors de la période du confinement, par exemple. La question sera abordée en deux temps. Il y a d’abord un document qui devrait prochainement être présenté par les représentants du PPO. Au niveau du ministère des Finances, on explique que cet aspect sera aussi analysé par les experts de la Banque mondiale.  Peu d’informations ont transpiré concernant les réformes qui seraient proposées en ce sens. Toutefois ces recommandations devraient être calquées sur ce qui se fait à l’étranger. Selon d’autres sources, le système d’emergency procurement est inévitable, car une catastrophe peut survenir à tout moment. Une source autorisée explique qu’il faut de ce fait harmoniser ce système avec le global de ‘health emergencies’ comme le préconise un document de l’Organisation de coopération et de développement économiques. 

Ce document recommande également plus de transparence dans les emergency procurements et propose la mise en ligne de transactions. Ce qui peut permettre à n’importe qui de retracer des informations pertinentes concernant les acquisitions.