Services mécaniques de la CWA : un rapport d’audit interne relève seize manquements

La Mechanical Services Unit, qui s’occupe de l’entretien et de la réparation des véhicules et équipements de la Central Water Authority est sous les projecteurs. Un rapport fait état d’une série de manquements, dont certains pourraient donner lieu à des situations de fraudes et de corruption.

La Central Water Authority n’a pas fini de faire parler d’elle. Trois de ses ingénieurs et son Chief Operations Officer ont été suspendus, mais vont être réintégrés. Tout récemment le contrat de son General Manager a été résilié. Maintenant c’est un département qui fait l’objet de discussions à Saint-Paul. Il s’agit de la Mechanical Services Unit, qu’un rapport d’audit a épinglée.  

Cette unité gère le garage de la CWA où s’effectuent l’entretien et la réparation de ses véhicules et équipements. Toutefois, la main-d’œuvre est sous-traitée à des compagnies privées, à travers un exercice d’appel d’offres. Le dernier contrat avait été octroyé à une Joint Venture. Après un contrat initial de deux ans, qui a pris fin le 30 juin 2020, le contrat avait été renouvelé jusqu’en mars 2021. 

C’est à peu près durant cette même période qu’un nouveau conseil d’administration avait été nommé à la CWA. Et des exercices d’audit interne ont été entrepris, dont un touchant la MSU. Pas moins de seize manquements, anomalies ou non-conformités ont été notés dans le contrat qui lie l’entrepreneur à la Central Water Authority.

• Alors que l’entrepreneur devait fournir onze personnes pour travailler dans le garage, il a été noté que seulement neuf personnes figuraient sur la liste des employés. Lors d’une inspection en début d’année, seulement sept employés de l’entrepreneur étaient présents. Il y avait alors dix-huit véhicules et six Mobile Air Compressors qui attendaient d’être réparés. Le manque de pièces de rechange pour effectuer les réparations avait aussi été noté. 
   
• Le manque d’outils et d’équipements que devait fournir l’entrepreneur a aussi été noté lors d’une inspection en février 2021. Sur les dix-neuf outils et équipements stipulés dans le contrat entre la CWA et l’entrepreneur, seulement dix étaient disponibles lors de l’inspection. 
   
• Le rapport note aussi que des changements effectués par l’entrepreneur au niveau du personnel ont été faits sans que la CWA soit informée. D’ailleurs, sur les onze noms proposés au départ par l’entrepreneur, seulement quatre travaillaient au garage. Sans compter les permutations dans les postes. Par exemple, celui qui devait superviser les travaux au garage a été remplacé par un semi skilled Tradesman Mechanic. Un autre employé, avec la même fonction, est passé « panel beater ». De plus, quatre travailleurs étrangers, des bangladeshis, sont venus s’ajouter à cette liste, dont deux ont été recrutés sans que la CWA soit informée. 
   
• Alors que l’entrepreneur devait s’acquitter d’un montant de Rs 5 000 par mois à la CWA pour l’utilisation des facilités du garage (eau, électricité, téléphone), aucun virement n’avait été fait en ce sens. Ce n’est qu’en juillet 2020, soit à la fin du contrat initial de deux ans, que le montant correspondant a été déduit par la CWA des réclamations de l’entrepreneur. 
   
• Un différend opposait, en 2019, la CWA et l’entrepreneur au sujet des montants dus. Résultat, le 4 avril de cette année-là, l’entrepreneur avait temporairement stoppé ses opérations. Ce qui est considéré comme une rupture de contrat. Il a été aussi noté que c’est une personne qui n’est pas reconnue comme un représentant officiel de l’entrepreneur qui correspondait avec la CWA. Il aurait de surcroit proféré des menaces. 
   
• Le manque de conciliation à la fin de chaque réparation/entretien entre le superviseur de l’entrepreneur et le personnel de la Mechanical Services Unit a aussi été relevé dans le rapport. Cet exercice est un moyen pour la CWA de savoir si une réclamation adéquate a été faite par l’entrepreneur avant d’effectuer le paiement. Il se faisait parfois au bout de quinze jours, voire un mois après les réparations. Ce qui favoriserait la fraude et la collusion, à en croire le rapport. 
   
•  Il manquait des informations sur des formulaires que le personnel remplit. Des dates, des signatures et le kilométrage, entre autres. Ces informations auraient permis, selon le rapport, d’évaluer la performance de l’entrepreneur et d’appliquer des pénalités en cas de manquements. 
   
• Lorsque de nouvelles pièces de rechange sont nécessaires, il a été noté que le personnel de la MSU donnait le formulaire à un représentant de l’entrepreneur. Celui-ci récupérait les pièces dans l’entrepôt de la MSU. Le rapport note que le personnel de la MSU ne s’assurait pas que ces pièces avaient été reçues par l’entrepreneur. Pourtant ces employés apposaient par la suite leur signature pour certifier que l’entrepreneur avait bien reçu les pièces.  
   
• La présence des employés de l’entrepreneur ainsi que leurs va-et-vient dans l’enceinte du garage de la MSU n’étaient pas enregistrés. L’entrepreneur était le seul à détenir des « store inventory cards ». Interrogé par l’audit interne, le superviseur de l’entrepreneur indique avoir été sommé par son employeur de ne divulguer aucune information sur les opérations quotidiennes. 
   
• Le manque d’évaluation de la performance de l’entrepreneur est aussi décrié dans le rapport. Une réunion a été convoquée à un moment pour décider du renouvellement du contrat de l’entrepreneur pour une période de trois mois. Lors de celle-ci, la performance de l’entrepreneur avait été jugée satisfaisante. Mais le contrat n’a finalement pas été renouvelé. 
   
• Les locaux de la MSU ne seraient pas dotés de caméras de surveillance et d’un système de présence biométrique. Les employés de la CWA doivent « clock in » au dépôt de Résidences La Cure avant de se rendre à la MSU. Le rapport note que, du coup, des employés arrivent systématiquement avec cinq à dix minutes de retard tous les jours. L’installation de caméras est jugée nécessaire avec les nombreux va-et-vient de véhicules, dont certains n’appartiennent pas à la CWA. 
   
• Des déchets des véhicules, tels que l’huile usée et les filtres d’huile étaient abandonnés sur place. Et la MSU autorisait le public à venir récupérer les huiles usées. 
   
• Lors d’une inspection, il a été noté que sur trente-six véhicules, cinq, bien que réparés, étaient restés dans l’enceinte de la MSU. Ils n’avaient pas de Motor Vehicle Licence. Le nombre de jours pendant lesquelles des véhicules sont restés sur place varie de 20 à 475. 
   
• Il a aussi été noté que des Technical Assistants passaient plus de temps à faire des tâches administratives que des inspections au garage. 
   
• De cinq à 211 jours. C’est le temps que prend la MSU pour réparer des Mobile Air Compressors. Ce sont les machines qui font fonctionner les marteaux-piqueurs qu’utilise la CWA pour effectuer des fouilles. Après réparations, certains seraient restés inoccupés à la MSU. 
   
• Finalement le rapport note l’absence de politiques et de procédures écrites. C’est une nécessité, selon l’audit interne. Elles permettraient d’assurer la conformité avec les lois et les règlements. Et elles seraient aussi utiles pour la prise de décision et la simplification des processus.