Service de sécurité dans les écoles : l’IRP ordonne l’annulation d’un contrat de Rs 21,38 millions

L’Independent Review Panel (IRP) a ordonné l’annulation d’un contrat de Rs 21,38 millions. Il exige aussi qu’un autre Bid Evaluation Committee soit mis en place pour refaire l’exercice d’évaluation des propositions. Celui-ci avait été octroyé par le ministère de l’Éducation à Smart Security Services Ltd le 25 mars. C’est pour des services de sécurité dans les écoles et les établissements du ministère durant la journée. Smart Security Services Ltd avait décroché le contrat pour les quatre zones éducatives.

Mais, RSL Security Services Ltd, un des huit soumissionnaires a protesté le 25 mars contre la décision d’octroyer ce contrat à Smart Security Services Ltd, à la suite d’un appel d’offres lancé le 24 octobre.

RSL Security Services Ltd fait observer que son offre, qui était de Rs 20,20 millions était la moins élevée et qu’il répondait à tous les critères. La compagnie de gardiennage estime qu’elle aurait dû décrocher le contrat, étant donné que sa proposition était 6 % moins chère que celle de Smart Security Services Ltd.

Le 3 avril, le ministère de l’Éducation a répondu à la protestation de RSL Security Services. « Après l’évaluation des offres reçues, celle de RSL Security Services Ltd n’a pas été jugée conforme », avance-t-il.

« Le soumissionnaire a été disqualifié de l’exercice d’appel d’offres, car il n’a pas soumis de permis valide émis par le commissaire de police pour opérer en tant que prestataire de services de sécurité, ce qui était une exigence obligatoire. Comme indiqué dans le modèle de soumission rempli par tous les soumissionnaires, un permis valide émis par le commissaire de police pour opérer en tant que prestataire de services de sécurité était un critère obligatoire. Le soumissionnaire n’a fourni aucun document pour appuyer cette exigence obligatoire et a donc été disqualifié de l’exercice d’appel d’offres. »

Mécontente de ces explications, le 8 avril, RSL Security Services Ltd s’en est remis à l’IRP. Elle estime en effet que « la non-soumission d’un permis valide émis par le commissaire de police pour opérer en tant que prestataire de services de sécurité, ce qui était une exigence obligatoire ne peut pas être retenu et/ou ne peut pas entraîner une disqualification directe ».

L’entreprise estime que le ministère aurait dû lui demander des clarifications sur ce point au lieu de l’éliminer d’entrée. Elle fait aussi ressortir que dans les instructions aux soumissionnaires, il est stipulé que si un document manque, le ministère doit en faire la demande auprès du soumissionnaire.

« L’organisme public a donc eu tort de disqualifier l’offre de RSL Security Services Ltd sans avoir d’abord demandé ce document. Compte tenu du prix de l’offre de RSL Security Services Ltd et de l’intérêt public, l’organisme public aurait dû demander au soumissionnaire de fournir le document manquant. Car il s’agissait d’une omission involontaire qui ne modifiait pas la substance de l’offre, ni ne constituait une déviation matérielle ou une réserve, ni ne l’améliorait de quelque manière que ce soit. De plus, le soumissionnaire fournit actuellement des services de sécurité similaires à l’organisme public dans d’autres lieux », indique RSL Security Services Ltd dans sa plainte logée à l’IRP.

L’IRP a analysé les documents et a entendu les deux parties sur la question. Il souligne dans son jugement que posséder un permis de prestataire de services de sécurité est une condition sine qua non pour décrocher ce type de contrat. Mais il souligne aussi qu’il est « tout aussi clair » que le Bid Evaluation Committee a « la discrétion de demander la soumission du document manquant, à savoir le permis valide émis par le commissaire de police ». « La disqualification directe pour l’omission de la licence valide dans l’offre du soumissionnaire était manifestement incorrecte dans le présent cas », ajoute l’IRP.

Il conclut donc que « la décision du Bid Evaluation Committee était viciée, déraisonnable et incorrecte » et « ordonne un nouvel exercice de réévaluation par un comité nouvellement constitué ».