Missions à l’étranger : le GM serre la vis aux ministres et aux fonctionnaires

• Une autorisation financière du ministère des Finances désormais nécessaire 

Depuis le 28 juillet 2023, le gouvernement a pris de nouvelles directives visant à garantir une gestion financière plus efficace des missions à l’étranger effectuées par les ministres et les fonctionnaires. 

Tout un protocole a été mis en place pour fermer le robinet des dépenses au chapitre des missions à l’étranger que font les ministres et les fonctionnaires. Il s’agit d’une nouvelle procédure d’autorisation financière que sont tenus de suivre les ministères et les départements publics avant d’entreprendre tout voyage officiel à l’étranger.  Cette mesure, prise par le gouvernement depuis le 28 juillet 2023, vise à privilégier une gestion financière efficace et une responsabilité plus accrue, ce qui permettra de renforcer la transparence. D’après les nouvelles directives en vigueur, les ministères et départements publics doivent d’abord solliciter une autorisation financière auprès du ministère des Finances. Une fois cette autorisation obtenue, ils doivent obtenir l’approbation du Prime Minister’s Office (PMO) avant de procéder avec la mission. 

Afin de garantir une documentation complète, ils sont tenus de remettre toutes les informations relatives aux voyages officiels. Celles-ci devront inclure les détails de chaque participant ou délégué, ainsi que tout document justificatif. Les ministères et départements doivent également déposer une estimation des coûts de la mission, y compris les devis pour les billets d’avion émis par l’agence de voyage, les indemnités de subsistance telles que les frais de séjour, les frais de divertissement, l’hébergement et la location de voitures, entre autres.

Autorisation financière

Après avoir donné son aval, le ministère des Finances transmet une autorisation financière aux ministères et aux départements concernés, de même que des informations sur le montant approuvé. Un code unique est attribué à chaque mission, lequel doit être mentionné dans toutes les correspondances ultérieures entre le ministère des Finances, le bureau du Trésor, les agences de voyage et toute autre partie concernée. 

Les ministères et les départements doivent collaborer avec les agences de voyage pour la délivrance des billets d’avion aux participants ou délégués. Ils sont censés leur fournir le code unique de la mission pour qu’il soit inclus dans les factures. Ils sont aussi tenus de demander aux agences d’émettre directement les billets électroniques à leur nom, tout en envoyant au Bureau du Trésor une copie numérique de la facture, portant le code unique, à l’adresse e-mail suivante : treasury.mission@govmu.org. Ils devront mettre en copie le bureau du responsable des ministères et départements concernés. 

Ils sont également tenus de s’assurer que les billets d’avion sont bel et bien remis aux participants et que la copie numérique de la facture de l’agence de voyage a été réceptionnée. Les participants et délégués ne doivent pas acheter de billets d’avion eux-mêmes. Si l’un d’eux a payé directement son billet, le ministère ou le département concerné devra demander un remboursement au Bureau du Trésor, documents pertinents à l’appui. 

Quant aux autres pôles de dépenses, telles que l’hébergement à l’hôtel et les frais de déplacement (taxi et location de voitures), ils devront être pris en charge sous les rubriques des dépenses appropriées de la catégorie « Mission ». 

Cartes de crédit 

Autre point : si les participants et délégués utilisent leur carte de crédit officielle pour des dépenses liées aux missions, les ministères et départements doivent leur demander un « reçu de paiement » et tout autre document pouvant prouver la transaction. Le rôle de ces derniers est de s’assurer que le montant payé et la catégorie des dépenses de ladite mission cadrent avec l’autorisation financière fournie par le ministère des Finances.  Lorsque les dépenses payées ne sont pas couvertes par une catégorie et qu’aucune autorisation financière n’a été accordée, les ministères et départements doivent ouvrir un « Compte d’avance » au nom du participant, conformément aux instructions financières datant de 2016. Ils doivent prendre rapidement des mesures pour récupérer le montant payé avec la carte de crédit officielle.   Quid des paiements effectués par les hauts-commissariats, ambassades ou consulats ? Si l’une de ces entités prend en charge une dépense au nom d’un participant et que ce dernier doit être remboursé, elle devra en informer le ministère ou département concerné par le truchement du ministère des Affaires étrangères. Le ministère ou département doit ensuite demander au Bureau du Trésor d’émettre les documents nécessaires pour que le ministère des Affaires étrangères puisse faire les ajustements nécessaires.