Des contrats octroyés dans un délai très court font sourciller l’Audit

Extrait de la « Management Letter » de l’Audit au ministère des Arts, relevant des cas où les appels d’offres se clôturent en quelques jours.

Le Bureau de l’Audit attire l’attention, dans une « Management Letter », sur les très courts délais accordés aux soumissionnaires aux appels d’offres du ministère des Arts et du patrimoine culturel. Le ministre Teeluck répond, lui, que toutes les procédures ont été suivies.

Dans une Management Letter confi-dentielle envoyée le 24 octobre au ministère des Arts et du patrimoine culturel, le National Audit Office demande des explications sur un certain nombre d’éléments qui méritent, selon elle, des éclaircissements. Cet exercice s’inscrit dans le cadre de la préparation du rapport de l’audit à venir.

Parmi les points soulevés, il y a le fait que dans « 21 cas, des délais très courts allant d’un à trois jours ont été accordés aux soumissionnaires potentiels à partir de la date d’envoi des invitations à soumettre des propositions. Dans cinq cas, la lettre d’acceptation a été émise le jour de la clôture des offres ».

Selon l’audit, c’est une « poor procurement planning » et « beaucoup de temps pris pour préparer les documents d’appel d’offres » qui pourraient être à l’origine du problème. Le Bureau de l’Audit note aussi que « dans beaucoup de cas, le response était bas ».

En parcourant l’appendix 6 de la Management Letter, on peut constater que dans plusieurs cas, l’appel d’offres a été fermé le lendemain de son ouverture. Tel a, par exemple, été le cas pour la fourniture du son et de la lumière pour le vernissage de la Mauritius Arts Expo, qui a eu lieu à la Citadelle, Port-Louis.

L’appel d’offres a été lancé le 25 mai dernier et fermé le 26 mai. Six soumissionnaires ont été sollicités par le ministère. Parmi eux, seulement deux ont répondu. Le contrat a été alloué pour un montant de Rs 2 725 000.

Autre exemple, le 4 avril dernier, le ministère sollicite quatre entreprises à travers un appel d’offres pour la location de bus de six places pour une cérémonie d’hommage qui devait avoir lieu le 8 avril à Rivière du Rempart. L’appel d’offres se termine le lendemain. Les quatre firmes répondent positivement à l’invitation. Le contrat est alloué pour Rs 794 300.

Le 14 décembre, un appel d’offres, qui se clôture également le lendemain, est lancé pour la fourniture d’un podium, du son et de la lumière, une grande marquise, ainsi que l’éclairage de l’endroit où doit se dérouler l’événement. Sur les cinq compagnies sollicitées, une seule répond. Montant du contrat : Rs 2 500 000.

Dans sa Management Letter, le National Audit Office précise qu’« il est également de la responsabilité première du management de veiller à la mise en place d’un système de contrôle interne robuste, de garantir son efficacité, son adéquation et son respect strict dans la pratique, en tenant compte de l’évolution des circonstances ».

Avinash Teeluck : « Rien d’anormal ni d’irrégulier »

Sollicité pour une réaction samedi, le ministre des Arts et du patrimoine culturel, Avinash Teeluck, soutient que le document en question « est un document de travail du National Audit Office ». « Celui-ci est confidentiel, car il ne concerne que l’Audit et nous. Dans ce document, l’Audit envoie des observations pour nous permettre de répondre. En fonction de notre réponse à leur demande d’éclaircissements, l’Audit décide si oui ou non, il faut inclure le sujet dans son rapport », explique-t-il.

Et d’ajouter : « ce serait donc totalement erroné de se baser sur ce document pour tirer des conclusions, car les informations sont incomplètes. Dans tous les cas soulevés par le National Audit Office, il y avait déjà eu deux, voire trois et même quatre exercices d’appel d’offres au préalable. Mais ils étaient tous non-responsive pour diverses raisons, comme des soumissions ne correspondant pas aux spécifications ou trop chères par rapport à nos estimations. »

Avinash Teeluck indique qu’après plusieurs annulations d’appel d’offres pour les raisons susmentionnées, la date de l’événement approche et qu’il faut donc travailler dans l’urgence : « Il arrive un moment où nous n’avons plus le temps et devons imposer des délais courts. »
Le ministre précise qu’une procédure est en place et que celle-ci a toujours été suivie : « je ne suis pas du tout impliqué dans le processus d’appel d’offres. C’est une règle de base, que ce soit pour moi ou les autres ministres. Ensuite, le département du ministère qui s’occupe des appels d’offres travaille avec beaucoup de vigilance. »

Vendredi, lors du meeting du PTr/MMM/ PMSD, le député travailliste Eshan Juman avait soulevé un contrat octroyé en un jour pour l’achat de sacs destinés aux hadjees. « Il dit des bêtises et veut polémiquer sur quelque chose qui n’existe pas », commente le ministre. Pour ce contrat, trois appels d’offres avaient été lancés. Ce n’est que la troisième fois qu’un soumissionnaire a été trouvé, précise-t-il.

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