Afin d’éviter le gaspillage des fonds publics : de nouveaux critères pour la location de locaux gouvernementaux

Une quinzaine de points figurent dans les ‘Guidelines for the Rental of Office Space’. Ces critères ont été établis par le Procurement Policy Office (PPO), qui tombe sous la tutelle du ministère des Finances, afin de prévenir le gaspillage des fonds publics.

Les étapes à observer avant de finaliser tout accord de location de bureaux ou de bâtiments pour les ministères et institutions gouvernementales ont été méticuleusement élaborées dans un document préparé par le Procurement Policy Office (PPO). Ces nouveaux critères attirent d’abord l’attention sur le fait que les espaces dont dispose le gouvernement doivent avant tout être privilégiés et que les négociations doivent être menées directement avec le ‘government agency’. Par ailleurs, dans l’éventualité où l’on ne parvient pas à trouver l’espace nécessaire, la location d’espaces additionnels disponibles dans les bâtiments occupés par les ministères ou autres institutions gouvernementales est recommandée. Dans ce cas précis, les négociations peuvent être directement entamées avec le propriétaire du bâtiment, en prenant en compte les frais de location. 

En ce qu’il s’agit des frais de location, le PPO tient à faire ressortir qu’ils doivent être en conformité avec le ‘Valuation Department’. Le Chief Executive Officer (CEO) de l’institution est aussi appelé à ne pas approuver le contrat de location s’il est jugé excessif, à moins que le besoin de cet espace est jugé comme un cas d’urgence extrême. 

Au chapitre des négociations de contrats de location, un panel doit être institué par le CEO du ‘public body’. Celui-ci doit être composé de ‘3 officials, including a chaiperson’. Les membres doivent faire part s’ils sont en conflit d’intérêts. Il incombe par la suite au CEO de décider s’ils sont en mesure de rester sur le panel ou d’être remplacés. Les délibérations du panel doivent aussi être ‘recorded and signed by all involved parties’. 

Finalement, lorsque la location annuelle d’un espace ou d’un bâtiment dépasse la somme de Rs 5 millions, l’allocation du contrat doit immédiatement être publiée sur le site Web de l’institution gouvernementale, tout en précisant la location du bâtiment ainsi que le nom et l’adresse du propriétaire.

La location de bâtiments par les ministères et institutions publiques est souvent pointée du doigt par le bureau national de l’audit ou par le Public Accounts Committee (PAC). L’on estime en effet que les sommes déboursées dans de telles transactions ne correspondent pas aux normes de bonne gouvernance. Le PAC avait à tire d’exemple émis de sévères critiques concernant le déplacement du ministère de l’Énergie et des services publics dans ses nouveaux bureaux dans l’enceinte de la SICOM Tower à Ébène. Cela avait fait grimper les frais de location annuelle de Rs 5 millions à Rs 13 millions pour l’année 2017/2018, puis à Rs 14 millions l’année suivante. Le rapport du PAC avait aussi fait remarquer que « it is clear that the ministry has moved into palatial offices » et de faire ressortir que ce ministère s’est retrouvé à louer un espace de 312,76 mètres carrés pour seulement 106 employés, ce qui représente quelque 300 pieds carrés par employé.