Manque de personnel, absence de supervision… du laisser-aller au Health Records Office de certains hôpitaux 

Les Health Records Offices de certains hôpitaux sont confrontés à une désorganisation totale. Le manque de personnel et l’absence de supervision ont conduit à une baisse de la qualité du travail et à des retards dans le suivi des patients. Un changement en début d’année a empêché les chefs de département de faire des heures supplémentaires, aggravant la situation. 

Les dossiers des patients jetés pêle-mêle et entassés dans un coin de mur, s’ils ne traînent pas, tout bonnement, par terre. Ce triste spectacle se joue au sein des Health Records Offices de certains hôpitaux régionaux. Pourtant, ce département est l’épine dorsale du secteur de la santé publique, vu que c’est là que les patients s’enregistrent pour se faire ausculter ou hospitaliser (voir encadré). C’est aussi là que leurs dossiers sont stockés.

Or, le travail se fait « avec désinvolture » en ce moment. Pas étonnant donc que des patients se plaignent de la « disparition »

de leur dossier ou que cela prenne une éternité avant que le document soit retrouvé lorsqu’ils se présentent à nouveau pour leur suivi médical. Deux raisons sont avancées pour justifier ce laisser-aller : le manque de personnel mais aussi et surtout l’absence de supervision. 

Tous pointent du doigt le changement intervenu en début d’année « pour des raisons économiques » car il empêche les chefs du département concerné de faire des heures supplémentaires, laissant les subalternes sans supervision la nuit et le week-end. 

Cela a conduit à un certain relâchement, voire laxisme ainsi qu’à une baisse de la qualité du travail quotidien, selon des membres du personnel hospitalier. Ils se demandent pourquoi, contrairement à ce qui se fait dans les autres départements, les Senior Health Records Officers, les Health Records Officers et les Senior Health Records Clerks n’ont plus le droit de faire d’heures supplémentaires. 

Pourtant, il y a un besoin de main-d’œuvre pour faire fonctionner le service. Si les membres du personnel hospitalier interrogés disent accueillir la décentralisation des services, ils déplorent néanmoins le manque d’effectif dans ce département. 

« L’ouverture de nouveaux centres de santé et la décentralisation des services ont entraîné le redéploiement du personnel, laissant un vide. Le volume de travail est plus conséquent lorsque nous travaillons avec un effectif réduit »,
expliquent nos sources qui ont requis l’anonymat. 

Les heures supplémentaires, poursuivent-elles, auraient alors dû être une solution, mais elles sont refusées à certains employés. Les chefs de département sont mécontents de cette situation, car ils ne veulent pas être tenus pour responsables des erreurs commises en leur absence. 

Même la certification des heures supplémentaires effectuées par leurs subordonnés pose problème. Elle se base normalement sur les fiches de présence, mais des doutes subsistent quant à l’exactitude des heures réclamées par rapport aux heures réellement travaillées, confient nos interlocuteurs. 

« Ces fiches doivent être signées et remises au département de la comptabilité afin qu’ils reçoivent le paiement de leurs heures supplémentaires. Mais comment être sûr que les heures réclamées correspondent réellement aux heures travaillées ? » 

Cette absence de supervision va à l’encontre même des règlements, disent les employés interrogés. Ils citent le rapport du Pay Research Bureau (PRB) qui stipule qu’une supervision est nécessaire si au moins cinq personnes font des heures supplémentaires. Ils font remarquer qu’aucune solution n’a encore été trouvée à cette problématique, et ce malgré les démarches entreprises auprès du ministère de la Santé. Le Défi Plus a sollicité le ministère pour des éclaircissements et il attend une réponse.