Hôpitaux insalubres : les procédures d’appels d’offres décortiquées 

Le rapport de l’audit interne, révélé par le leader de l’opposition Xavier-Luc Duval, s’ajoute aux vidéos et photos diffusées par les députés Ehsan Juman et Shakeel Mohamed, exposant une situation sanitaire alarmante. Le Défi Plus s’est attelé à décortiquer le fonctionnement du système d’appels d’offres pour les hôpitaux et d’autres institutions de santé publique, ainsi que les mécanismes de contrôle en vigueur.

L’approvisionnement au ministère de la Santé 

Adam Soobratty, Procurement and Supply Manager au sein du ministère de la Santé, explique que les processus d’approvisionnement, que ce soit en termes de nourriture, d’équipements médicaux, de médicaments ou autres, se font chaque année. « Il existe un comité des besoins qui se réunit pour examiner toutes les demandes émanant des hôpitaux. Ce comité doit tenir compte de l’ensemble des requêtes avant la clôture de l’année financière », explique-t-il. 

Une fois cette étape franchie, le département des achats se charge d’identifier les priorités spécifiques des hôpitaux. Ensuite, une équipe se consacre à l’analyse des tendances des besoins hospitaliers des dernières années, réalisant un exercice de prévision. 
« Tout est réalisé de manière très scientifique. Bien que les prévisions ne soient pas toujours parfaites, cela nous permet de nous assurer que toutes les priorités de chaque hôpital et des centres de santé sont soigneusement prises en compte. Naturellement, en fonction de l’évolution en cours, ces priorités peuvent évoluer et nous pourrions être contraints de passer d’autres commandes d’approvisionnement », ajoute-t-il.

Cinq sections au département « Procurement » 

Le département « Procurement » du ministère de la Santé est structuré en cinq sections distinctes. 

La première section est chargée de la gestion de la pharmacie des hôpitaux et des centres de santé. 
La deuxième section se spécialise dans l’approvisionnement en équipements médicaux. 
La troisième est exclusivement dédiée à l’acquisition des central labs, comprenant des kits de tests, entre autres. 
La quatrième section est spécifiquement dédiée à la procédure d’acquisition des consommables médicaux, tels que des gants et autres accessoires. 
La cinquième section a pour mission de superviser l’approvisionnement en nourriture.

Comment se décident les méthodes d’achat ?

Adam Soobratty indique que le service d’approvisionnement recourt à diverses méthodes, la première étant le « restrictive bidding ». Cette approche est adoptée pour les commandes dont la valeur varie entre Re 0 et Rs 5 millions, privilégiée pour des besoins stricts ou spécifiques. 

Ensuite, il évoque l’« open bidding », appliqué lorsque le montant des acquisitions dépasse Rs 5 millions. Cette méthode d’appel d’offres ouvert comprend deux catégories : l’« opened national bidding » réservé aux entreprises mauriciennes et l’« opened international bidding » autorisant la participation des sociétés étrangères.

Garantir l’authenticité des produits par des normes rigoureuses d’approvisionnement 

Des risques de corruption sont inhérents aux processus d’appel d’offres, notamment lorsque le département de l’approvisionnement est autorisé, conformément aux normes en matière d’achats, à négocier directement avec un fournisseur pour l’acquisition de produits spécifiques. Des mesures strictes sont alors mises en place pour minimiser tout risque de corruption. 

« Afin de garantir l’obtention d’un produit authentique et non contrefait, il est impératif de s’approvisionner exclusivement auprès du distributeur agréé de ce produit ou de cette marque », souligne-t-on. Ces normes strictes visent à assurer l’intégrité du processus d’approvisionnement tout en préservant la qualité ainsi que l’authenticité des produits acquis.

Approvisionnement en nourriture 

En ce qui concerne les types de denrées alimentaires acquis par le ministère de la Santé, la liste englobe des produits secs, tels que le riz et les épices, des aliments surgelés, des légumes, ainsi que des boîtes de conserve. Pour l’approvisionnement spécifique des denrées alimentaires, Adam Soobratty souligne que le département des achats opte pour l’« open national bidding ».
Concernant la qualité des denrées alimentaires acquises, Adam Soobratty met en lumière l’application de conditions de supervision strictes. Par exemple, lors de la livraison de conserves, un représentant du département de la restauration de l’hôpital doit s’assurer qu’aucun signe de dommage n’est présent sur les boîtes. Il souligne que la rouille sur une boîte peut facilement contaminer la nourriture dès qu’un signe de dommage est détecté. Pour les légumes, tels que les laitues, le responsable du département de la restauration doit les comparer à des échantillons pour s’assurer qu’ils ne contiennent pas d’insectes.

Cependant, il reconnaît que malgré la vigilance de la supervision, certains produits pourraient échapper à la détection et il arrive parfois qu’ils ne répondent pas aux normes de qualité. Dans de tels cas, les produits de qualité inférieure sont renvoyés aux distributeurs, qui sont tenus de les remplacer. Les articles périmés ou endommagés, ne répondant pas aux normes du département de la restauration, sont immédiatement séparés des produits en bon état et isolés. Puis ils sont renvoyés aux fournisseurs dans les plus brefs délais.

En cas de mauvaises performances des fournisseurs 

Lorsqu’une insatisfaction à l’égard de la performance d’un fournisseur est constatée par le ministère de la Santé, des mesures de rétorsion financière peuvent être appliquées. Adam Soobratty précise que le ministère a le pouvoir d’imposer une sanction financière équivalente à 1 % de la valeur du contrat. 

Il souligne que cette sanction peut être augmentée jusqu’à 10 % au fil du temps si le fournisseur persiste à ne pas respecter les conditions du contrat. Par exemple, en cas de non-respect des conditions de livraison ou si les marchandises fournies ne sont pas conformes aux normes requises, le département des achats est habilité à prendre des mesures punitives. 

Adam Soobratty insiste toutefois sur le fait que la sanction financière ne peut pas excéder 10 %. Si le fournisseur persiste à ne pas respecter les conditions, le département Procurement peut alors recourir au « debarment » (exclusion). 
En d’autres termes, le fournisseur en question se voit interdit de participer à tout appel d’offres émis par une institution gouvernementale pendant une période déterminée. Depuis 2022, deux entreprises, Ennar Healthcare Ltd et J&J Healthcare Ltd, sont soumises à des sanctions émanant du ministère de la Santé.

Possibles collusions entre des membres du personnel de cuisine et des fournisseurs 

Sous le feu des critiques depuis la publication des extraits du rapport de l’audit interne, des membres du personnel de la Catering Unit de divers hôpitaux ont souhaité s’exprimer sur les « findings ». Selon eux, les manquements soulevés dans le rapport sont attribués à deux éléments : un manque de personnel ainsi qu’un manque de leadership. 

Manque de personnel. C’est perçu comme « l’un des plus gros problèmes » au sein de la Catering Unit, surtout au niveau des postes de superviseur. Un cadre basé dans un hôpital indique que des Catering Supervisors ont récemment été recrutés, mais que cela reste insuffisant. « Sans ces superviseurs, chacun a tendance à faire un peu comme il veut. Or, leur présence aurait permis de s’assurer que tout est fait selon les standards et les protocoles en vigueur », estime-t-il. 

S’il affirme que depuis quelques années, tous les nouveaux cuisiniers bénéficient d’une formation de l’école hôtelière, il soutient toutefois que ces nouveaux auraient aussi besoin de « on-the-job training ». « Me sipervizer lamem pe bizin met lame dan lapat parski pena ase staf. Kouma li pou al donn bann la Training ? » se demande-t-il. 

Légumes pas frais. Selon nos interlocuteurs, les légumes sont livrés quasi quotidiennement dans les hôpitaux. Interrogé quant à la qualité des légumes qu’ils réceptionnent, ils avancent que ceux-ci doivent être conformes aux critères mentionnés dans le contrat. 
« Si la qualité n’est pas au rendez-vous, le responsable de la Catering Unit a la possibilité de ne pas prendre les légumes et de demander au fournisseur d’en ramener des meilleurs. Si ce dernier est dans l’incapacité de le faire, le responsable peut s’approvisionner sur le marché et exiger de lui de rembourser la différence dans le prix, s’il y en a », confie-t-il.
 
Cela ne risque-t-il pas de compromettre la préparation du déjeuner ? À cette question, notre interlocuteur indique que normalement, la Catering Unit devrait avoir des légumes en stock sur lesquels elle peut se rabattre. « Ou alors nous prenons ceux qui devaient être utilisés pour le repas du soir, en attendant d’obtenir d’autres légumes dans les heures qui suivent », dit-il. 

Gaspillages/restes. Au sujet des restes de nourriture retrouvés dans le réfrigérateur d’un hôpital, un cuisinier indique que cela ne doit normalement pas être le cas. « Les seuls repas que nous pouvons garder dans la cuisine sont ceux préparés en prévision des patients qui ont été admis dans la salle après que nous avons déjà obtenu une indication du nombre de repas à préparer. Mais là nous parlons de deux ou quatre portions au maximum », dit-il. 

Tentant néanmoins d’expliquer les restes retrouvés par l’audit interne de la Santé, un Catering Officer suppose que la quantité d’ingrédients utilisée n’a pas été minutieusement calculée et p
esée, bien que, concède-t-il, les cuisines sont dotées de balances électroniques. « Inn met plis ingredian ki bizin posibleman », estime-t-il. 
Qu’en est-il des restes datant de six jours ? « Sirman inn blie sa dan frizider », ajoute-t-il. Celui-ci indique que le problème peut aussi émaner de leurs collègues présents dans les salles qui ont tendance, dit-il, à présumer que tous les patients prendront le repas préparé par l’hôpital. 
« Alors que nous savons très bien que certains patients ont leurs propres repas ou que d’autres doivent rester à jeun car ils ont des tests ou une intervention chirurgicale à subir », fait-il comprendre. Une distribution incorrecte des proportions calculées pour chaque patient au moment où le repas est servi peut aussi expliquer les « restes », selon lui.

Possible détournement de fonds. Nos interlocuteurs ne cachent pas qu’il se peut que certains de leurs collègues ferment volontairement les yeux sur la qualité des ingrédients reçus de la part des fournisseurs, possiblement contre des « faveurs » en retour, mais ils soutiennent que la majorité fait correctement leur travail. « Mais si vous maintenez une relation professionnelle avec les fournisseurs, que vous ne vous laissez pas tenter et qu’il y a des moyens de contrôle stricts, ce ne sera pas possible. Les audits internes doivent se faire plus régulièrement et il ne faut pas avoir de pitié pour ceux qui ont failli à leur tâche », recommandent-ils. 

Repas frais. Au sujet des plaintes mentionnées dans le rapport à l’effet que des repas seraient servis frais, nos interlocuteurs pointent du doigt leurs collèges basés dans les salles. « Chez nous, que ce soit le thé ou les repas préparés, ils sont livrés en « bulk » chauds. Mais parfois ils prennent du temps à venir les récupérer et ne font pas la distribution rapidement. Donc forcément les aliments refroidissent », indique l’un d’eux. 
Ou encore, il cite des trolleys défectueux, lesquels sont censés garder les aliments chauds. Néanmoins, même si notre interlocuteur concède qu’il se peut que le riz ou les légumes ne soient plus aussi chauds à la livraison, il soutient qu’ils assurent que les « grains secs » qui sont servis avec restent « bouillants ».

À l’hôpital Dr A. G. Jeetoo, les repas sont parfois récupérés 45 minutes après leur préparation.

Un sondage effectué démontre que dans les salles, toutes les personnes ne consomment pas les repas préparés par l’hôpital.

Hôpital Brown Sequard

La Catering Unit de l’hôpital Brown Sequard a été particulièrement égratignée par l’équipe de l’audit interne dans son rapport. Parmi les constats : Des légumes « pourris » ainsi que des restes d’aliments, dont certains dateraient de plus de six jours.

Cas No 1

Légumes « pas frais », voire pourris, à l’hôpital Brown Sequard
À l’hôpital Brown Sequard, lors d’une l'inspection de la chambre froide dans l'unité de restauration le 21 avril 2023, des légumes pourris et non frais ont été trouvés. Il y avait des « lalos » et des margozes pourris ; les aubergines et les concombres n'étaient pas frais. Les oignons étaient germés. Le 17 mai 2023, des « lalos » de très mauvaise qualité ont été trouvés lors de l'inspection. Ils ne répondaient pas aux spécifications du ministère de la Santé. Selon le contrat attribué le 27 avril 2022, les « lalos » doivent être frais, tendres, entiers, de couleur vert pâle. Ils doivent être exempts de toute matière étrangère visible, de taches, de morsures et de parasites. La longueur de chaque unité ne doit pas dépasser 7 cm. 
Un examen de certains documents a révélé que 85 kg de haricots ont été reçus du fournisseur le 13 mai 23. « Les légumes ont été conservés dans la chambre froide et en seulement cinq jours, il ne peut y avoir de pourriture. Non seulement certains « lalos » étaient pourris, mais ils n'étaient pas appropriés pour la cuisson selon les exigences du ministère », peut-on lire dans le rapport. Or, les patients de BSH, n’ayant pas une bonne santé mentale, ne peuvent s’exprimer sur la qualité de la nourriture qui leur est donnée. Le risque de fourniture de légumes de qualité inférieure pourrait passer inaperçu.

Cas No 2

Restes alimentaires : jusqu’à six jours au frigo
Les chambres froides du Brown Sequard Hospital étaient maintenues à deux températures distinctes, l'une à 7°C et l'autre à -18°C. Lors d’une inspection le 24 avril 2023 à 7h15, du riz blanc cuit a été trouvé dans un support ainsi que d'autres aliments cuits (qui n'ont pu être identifiés car ils ont été immédiatement retirés de la chambre froide à l’arrivée de l’équipe de l’audit interne). L'assistant responsable de la restauration a informé que ces aliments étaient des restes et que le riz cuit serait utilisé pour préparer du « Canjee » pour les patients ayant besoin d'une alimentation molle.

Suite à la découverte de ces restes alimentaires lors de l'inspection ce jour-là, une nouvelle vérification a été effectuée par l'équipe de l’audit interne le 17 mai 23 tôt le matin. Dès l'ouverture de l'unité de restauration, l'audit interne a vérifié les chambres froides. Parmi les aliments retrouvés, un plateau de 'brèdes songes' cuits pesant 16,5 kg a été trouvé dans la chambre froide à -18°C. Selon un document, il a été observé que cette nourriture a été préparée le 11 mai 23, c'est-à-dire, elle a été conservée pendant six jours. Le but de la conserver dans la chambre froide n'a pu être établi, selon l’audit interne. « Cela pourrait impliquer que de la nourriture fraîche n'était pas fournie aux patients par moments », conclut l’audit interne. 

De plus, 21 morceaux de poulet cuit, un plateau de poisson cuit émietté, un plateau de thon frit et un plateau de riz cuit ont également été trouvés dans la chambre froide. Selon l'assistant responsable de la restauration, certains de ces restes alimentaires allaient être utilisés pour la préparation de 'Canjee' pour les patients. L'unité de contrôle interne a été témoin de la préparation du 'Canjee' et le riz cuit et le poisson frit ont été utilisés dans sa préparation. Par conséquent, de la nourriture fraîche n'a pas été préparée pour les patients.

 

Quelques points saillants du rapport de l’audit interne sur les services de restauration des hôpitaux Dr A.G. Jeetoo, Brown Sequard et S. Bharti Eye Hospital (Moka)

n Le manque de personnel au niveau de la gestion et de la supervision pourrait avoir un impact sur la surveillance, la supervision et le contrôle du travail et des dossiers. Il pourrait y avoir un risque de vol, de gaspillage de denrées alimentaires et de retard dans la mise à jour des dossiers.  
n Les paiements des denrées alimentaires n’ont pas été effectués via leurs ‘sub vote items’ respectifs pour l’année 2021-22. Pas facile d’obtenir des informations financières sur les coûts réels.  
n Une enquête menée dans les magasins d’entreposage des fournitures chirurgicales et générales a révélé une situation chaotique en ce qui concerne la tenue des dossiers.
n Le système E-IMS n’a pas été mis à jour depuis sa mise en place en 2020. 
n Indisponibilité des registres dans le magasin de matériel chirurgical. 

n Risque élevé de détournement de fonds, de manque de contrôle sur les articles en stock et de perturbation de la continuité des services. 
n Les entrées dans les registres ont été incorrectement enregistrées et calculées au sein de l’unité de restauration. Par exemple, le 29 octobre 2021, les 18 240 g de confiture reçus des magasins généraux ont été comptabilisés à tort dans le solde total comme étant de 5 490 g, c’est-à-dire que le solde du registre a été sous-estimé de 12 750 g. À deux reprises, les boîtes de petits pois reçues ont été surestimées dans le solde du registre en raison de doubles entrées des mêmes quantités.

n Des entrées inexactes entraînent la disponibilité d’informations incorrectes. 
n L’original du GF5, qui aurait dû être retiré par la section des stocks, était encore dans le carnet. Par conséquent, l’enregistrement des sorties au niveau des stocks n’a pas été effectué.
n Nourriture froide servie aux patients.

n Lors de vérifications surprises, certains légumes étaient pourris et pas frais. Les légumes ne répondaient pas aux spécifications du contrat.
n Des brèdes songes cuits ont été conservés dans la chambre froide pendant plus de six jours. 
n Certains plats cuisinés ont été utilisés pour le « Canjee ». Ils n’étaient pas préparés avec des ingrédients frais.
n Aucun registre comptable n’a été tenu pour les restes de nourriture.
n Aucun registre approprié n’a été tenu pour la réception et la distribution de légumes et de fruits. Par conséquent, aucune piste d’audit appropriée n’est disponible pour les distributions quotidiennes. 
n Manque de personnel au niveau du management dans les unités de restauration. Seulement 35 % des emplois à ce niveau étaient occupés. Le reste était vacant.

n L’hygiène et le niveau de propreté n’étaient pas satisfaisants dans certaines unités de soins.
n Lors de l’enquête, des oreillers sales ainsi que des rideaux et des draps de lit sales ont été constatés dans certains « wards ». Les patients se sont plaints du fait que les draps de lit n’étaient pas régulièrement changés et qu’ils dégageaient une odeur de saleté. Dans certains cas, des taies d’oreiller n’étaient pas disponibles. Dans un cas, un drap de lit a été trouvé taché de sang d’un patient.

n Des plaintes concernant la présence de punaises ont également été formulées par les patients. Un patient a même fait visionner à l’équipe de contrôle interne une vidéo montrant comment les nuisibles occupaient son lit. Après avoir signalé le problème au personnel de l’unité, son lit a été changé. Cependant, les insectes étaient toujours présents dans l’unité au moment de notre visite, puisqu’un insecte a été observé dans l’assiette du patient. Au moment de l’audit, aucune mesure de lutte antiparasitaire n’avait été entreprise pour éliminer les nuisibles.
n Plaintes de la part des patients concernant la présence d’insectes/ termites. Il a été constaté que des cloisons murales dans les hôpitaux avaient été endommagées par les termites. 

n Odeur de cigarette dans certains couloirs/entrées des unités de soins.