C’est le Senior Chief Executive (SCE) du ministère concerné qui prend les décisions quand un approvisionnement d’urgence est nécessaire. Cette nouvelle règle est entrée en vigueur le 30 novembre, une semaine avant l’achat controversé de Molnupiravir par le ministère de la Santé.
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Le ministre de la Santé, Kailesh Jagutpal, l’a répété lors de sa conférence de presse du mercredi 22 décembre : il n’a rien à voir avec le « procurement », ni dans l’affaire Molnupiravir, ni pour d’autres commandes d’urgence. Une directive émise le 30 novembre dernier par le Procurement Policy Office (PPO), soit sept jours avant l’achat controversé de 999 000 comprimés de Molnupiravir, pourrait bien lui donner raison. Et du même coup, corser la situation pour Dalida Allagapen, Senior Chief Executive (SCE) du ministère de la Santé.
La directive n° 60 du 30 novembre, dont les dispositions sont entrées en vigueur le même jour, imposent de nouvelles règles concernant la procédure d’approvisionnement d’urgence (emergency procurement). Et celles-ci identifient le Senior Chief Executive du ministère concerné comme le principal décisionnaire et responsable.
Cette directive indique que « lorsqu’un contrat pour la fourniture de biens, travaux, services de consultance ou autres services doit être alloué en extrême urgence dans l’intérêt public », le responsable du ministère, c’est-à-dire le SCE, « évaluera les besoins de cette procédure d’urgence et décidera de la manière d’obtenir un bon rapport qualité-prix, eu égard aux circonstances prévalant ».
Ainsi, c’est au SCE de déterminer, en fonction du niveau de priorité au moment précis, de décider de la « procurement method ». Un ordre de priorité a été établi. En ordre décroissant, le SCE peut décider de « call-off from an existing framework agreement », de faire jouer la concurrence avec un appel d’offres retreint ou ouvert dont le délai est raccourci, d’étendre ou modifier un contrat existant, d’avoir recours à des négociations concurrentielles ou, en l’absence de concurrence, en cas de protection par des droits exclusifs ou en extrême urgence, d’allouer un contrat directement. Pour l’achat de Molnupiravir pour Rs 79,84 millions, comme pour d’autres contrats alloués ces derniers temps, c’est le dernier recours de la liste qui a été privilégié.
Par contre, précise la directive du PPO, avant d’allouer directement un contrat, le SCE « doit s’assurer que des négociations suffisantes ont été effectuées avec le fournisseur concerné ».
La procédure d’« emergency procurement » ne peut être utilisée que dans une situation vraiment urgente et dans laquelle il n’est pas possible d’organiser un appel d’offres normal. « Les quantités achetées sont pour la durée de la situation d’urgence et ne devraient pas excéder le temps qu’aurait pris un appel d’offres normal », indique également la directive n° 60. En d’autres mots, si une procédure d’appel d’offres prend deux mois, le ministère ne devrait acheter que la quantité de produits nécessaire pour couvrir ce laps de temps. C’est au SCE de veiller à cet aspect.
Autre point très important, le SCE doit s’assurer que le contrat soit alloué « à des fournisseurs qui ont une expérience dans la livraison de tels produits, travaux, services de consultance ou autres services » et que le montant du contrat soit « juste et raisonnable ».
Il est aussi stipulé que le SCE doit « publish a notice of award » dès qu’un contrat a été alloué en urgence et qu’il doit « immédiatement » soumettre un rapport au Policy Office. Ce rapport doit contenir « tous les détails de la situation d’urgence, le sujet du contrat, le nom du fournisseur, consultant ou prestataire et le montant du contrat alloué. »
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