Dans son rapport pour l’année financière 2022-2023 : le CPB vilipende le manque de sérieux des fonctionnaires 

Dans son dernier rapport pour l’année financière 2022-23 qu’il vient de publier en février, le Central Procurement Board (CPB) critique sévèrement la légèreté, la négligence ainsi que le manque d’expertise de fonctionnaires et d’autres cadres de la fonction publique. Il déplore notamment l’absence de qualité dans la préparation des documents relatifs aux appels d’offres. 

« (…) facteur de risque important atteignant des proportions épidémiques… » Ce sont les termes utilisés par Ragen Swaminathan, vice-Chairman du Central Procurement Board (CPB), pour exprimer son exaspération face à l’absence de qualité dans la préparation des documents relatifs aux appels d’offres par les organismes publics. Il dit constater, avec regret, que le CPB a maintes fois alerté sur le sujet, en vain. 

La conséquence, dit-il, est que cela entraîne des retards inutiles. Il insiste sur le fait que le CPB est souvent contraint de demander une longue liste de précisions aux organismes publics à cause de lacunes dans les documents des appels d’offres. Selon lui, l’omission de ces détails aurait pu être évitée. 

Comment justifier le fait que des documents de qualité inférieure soient soumis ? Ragen Swaminathan estime que les raisons sont multiples. Il l’attribue à une attitude frivole consistant à rejeter la responsabilité sur le CPB, à un manquement au devoir, à la négligence et à un manque d’expertise. 

Le vice-Chairman du CPB met également en lumière un autre aspect crucial des exercices d’appels d’offres : le risque de pratiques frauduleuses et corruptibles. « Il est crucial que les organismes publics favorisent une culture d’excellence organisationnelle et adoptent une attitude tant professionnelle que respectueuse envers le CPB. Ils doivent prendre des mesures pour minimiser les risques liés à la soumission des documents d’appels d’offres qui ne répondent pas aux critères d’examens minutieux du CPB », dit-il. 

Il estime que la gestion des risques dans les exercices d’appels d’offres est une activité-clé qui doit être placée en tête des priorités des organismes publics. « Ils doivent être en mesure de reconnaître à la fois les risques internes et externes, tels que les perturbations de la chaîne d’approvisionnement, les fluctuations des prix, les changements réglementaires et les problèmes de fiabilité des fournisseurs. Ils doivent également être en mesure d’élaborer des plans de contingence, de diversifier les fournisseurs, de maintenir des stocks de sécurité et d’utiliser des mécanismes de partage des risques comme des stratégies pour atténuer les risques potentiels », explique-t-il. 

En dernier lieu, Ragen Swaminathan met en évidence les conséquences désastreuses de l’incapacité à identifier et à atténuer ces risques dans la mise en œuvre des politiques gouvernementales, ce qui nuit à la confiance du public. Il exhorte donc les Supervising Officers à mettre en place un cadre propice garantissant que les activités liées aux appels d’offres soient menées de manière efficace et opportune, dans le respect des normes éthiques.

Ce n’est pas la première fois que des instances telles que le CPB ou encore le Procurement Policy Office mettent en lumière les manquements des fonctionnaires concernant les activités liées aux appels d’offres. Des directives sont régulièrement émises pour attirer l’attention sur les précautions à prendre lors des appels d’offres, notamment le recours à des méthodes d’évaluation rigoureuses pour identifier les risques potentiels de collusion et de corruption, ainsi que l’utilisation de méthodes favorisant la concurrence sur le marché pour obtenir les meilleures offres. Mais il semble que ces protocoles soient souvent négligés voire ignorés.