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Archives nationales : Rs 54 M investies, mais toujours pas de digitalisation

L’espace occupé par le département des Archives nationales à Coromandel opère sans « Fire Certificate ». CRÉDIT PHOTO : NATIONAL ARCHIVES DEPARTMENT

Le Rapport de l’Audit met l’accent sur l’hébergement physique des Archives nationales ainsi que la numérisation des archives. Plus de Rs 4 millions ont été payées pour louer trois bureaux durant la période 2021-2022, mais le contrat de location n’a pas été renouvelé. Des dépenses de plus de Rs 54 millions ont été notées pour la numérisation des documents. Or, le système n’est toujours pas opérationnel.

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Au cours de la période de juillet 2009 à juin 2022, quelque Rs 54 millions ont été décaissées par le ministère pour la mise en place de l’Electronic Archives System (EAS). Ce portail Web a pour but de fournir aux utilisateurs un accès en ligne aux documents des Archives nationales, y compris les documents partiellement endommagés inaccessibles en format original. Des dépenses supplémentaires ont été engagées pour la maintenance des logiciels. 

Le contrat pour la livraison d’une solution clé en main, en différentes phases pour un EAS a été attribué le 26 juin 2009 pour quelque Rs 17,9 millions à la société ‘A’. La première phase du projet, qui comprenait la numérisation, l’indexation et le téléchargement de 526 447 pages, a été complétée en juin 2013. Les phases 2 et 3 du projet, la mise en place d’un système de gestion de documents (DMS) et la numérisation de quelque 1,5 million de pages d’informations historiques sur l’immigration sous contrat qui étaient disponibles en volumes reliés, ont démarré en 2013.

Le contrat pour la mise en place du DMS a été attribué à la société B le 11 septembre 2018 pour quelque Rs 10,6 millions. Le projet devait être achevé en trois mois. 

Mais le rapport de l’Audit souligne que le projet DMS n’a pu démarrer en raison de la non-migration des données numérisées existantes. Il y a eu du retard dans la finalisation du projet. Ainsi, les bénéfices escomptés n’ont pas été obtenus. Ce, malgré les dépenses de quelque Rs 54 millions engagées pour la numérisation des documents.

Travaux supplémentaires

Selon le rapport de l’Audit, divers soucis ont retardé la mise en ligne du projet. Parmi, un partenaire étranger qui devait se charger de la migration des données n’était pas d’accord avec les modalités de paiement. Aussi, des travaux supplémentaires devaient être effectués, comme le développement d’interface. Des coûts supplémentaires ont aussi été notés pour ces travaux.  De plus, le système n’a pu être mis en service, car le module «Subscription and Printing Fees» n’était pas encore finalisé. Qui plus est, le gouvernement avait approuvé la promulgation des « National Archives (Access to Public and Destruction of Public Records) (Amendment) Regulations » en mai 2022. Mais à novembre 2022, le règlement n’avait pas encore été promulgué.

Pour le ministère des Arts et du patrimoine culturel, les travaux supplémentaires qui devaient être effectués, ont retardé la mise en application. De plus, il précise que le développeur de logiciels a été invité à préparer une ‘Software Requirement Specification’ (SRS) appropriée, suite au feu vert du gouvernement, en mai 2022, concernant la facturation pour les impressions d’images numériques et l’accès à la base de données en ligne. Par ailleurs, suite à de nouvelles recommandations telles que l’Instant Payment System, entre autres, d’autres améliorations seront apportées au système. Le ministère ajoute que l’accès en ligne sera opérationnel dès la promulgation du règlement

  • En attente d’être relogées

Les Archives nationales attendent toujours d’être relogées dans un nouveau bâtiment. Entre-temps, l’organisme occupe trois bureaux. Pour la période 2021-2022, une somme de Rs 4 678 077 a été payée en guise de loyer. Toutefois, le contrat de location pour ces trois espaces n’a pas été dûment renouvelé. La raison avancée est que le gouvernement avait déjà lancé le projet de construction d’un nouveau bâtiment pour accommoder les Archives nationales et la Bibliothèque nationale. 

Le ministère indique que les contrats de location pour le Records Centre situé à Port-Louis pour la période 2017-2020 et 2020-2023 sont en cours de finalisation. 

  • Sans « Fire Certificate» 

L’espace hébergeant le département des Archives nationales à Coromandel opère sans « Fire Certificate ». Le rapport de l’Audit fait ressortir que le non-respect des normes de sécurité représente un danger majeur. Les documents historiques sont exposés au risque d’incendie. 

Dans sa réponse, le ministère se limite à dire que l’appel d’offres pour déménager les Archives nationales a été lancé le 22 novembre 2021 et est toujours au stade d’évaluation. 

Or, la section 19(5) de The Mauritius Fire and Rescue Service Act stipule que « aucun local ne doit être occupé ou utilisé sauf si le propriétaire a obtenu un certificat de sécurité d’incendie ». Il se trouve que le Mauritius Fire and Rescue Service (MFRS) a effectué une visite dans les locaux à Coromandel en octobre 2020. Le MFRS a décelé certains manquements. De ce fait, le « Fire Certificate » n’a pas encore été attribué. 

  • Manque de transparence 

    
Les organismes opérant sous l’égide du ministère des Arts et du patrimoine culturel, sont appelés à faire preuve de redevabilité et de transparence. Au 18 janvier 2023, certains n’avaient pas encore soumis leurs états financiers pour certaines années financières, comme la Mauritius Film Development Corporation et la National Art Gallery. 

Au 9 décembre 2022, les rapports annuels de 17 organismes n’avaient pas encore été déposés à l’Assemblée nationale. Au 13 janvier 2023, un rapport de la performance du ministère des Arts et du patrimoine culturel pour l’année financière 2021-2022 n’avait pas été soumis au ministère des Finances. Le délai était le 31 octobre 2022. 

Le bureau de l’Audit est d’avis que le ministère devrait exercer un contrôle sur les organismes opérant sous son égide afin de s’assurer qu’ils remplissent leurs obligations en ce qu’il s’agit de la préparation et la soumission des états financiers. 

Le ministère répond qu’une circulaire sera adressée aux organismes pour soumettre leurs rapports annuels. 

  • LA MASA NE REMBOURSE PAS

Suivi de l’Audit 2019-2020 : la Mauritius Society of Authors (MASA) n’a toujours pas remboursé, dans sa totalité, la première tranche de Rs 500 000, suite à l’avance sans intérêt de Rs 2 millions qui lui avait été accordée pour l’amélioration du système informatique en février 2016. Cette avance aurait dû être remboursée en tranche annuellement. Ce, à partir de juin 2017. Une première somme de Rs 50 000 a été payée en septembre 2022.

Le ministère a indiqué que d’autres mesures ont été prises pour résoudre le problème.  

 

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